Elektroniczny Obieg Dokumentów

Nowoczesny, a dzięki wykorzystaniu przeglądarek internetowych, w pełni mobilny system wspomagający zarządzanie informacjami w przedsiębiorstwie. Dane zawarte w systemie, oraz sam system, dostępne są z dowolnego komputera i miejsca na świecie posiadającego dostęp do Internetu.

 
Warta podkreślenia jest również możliwość obsługi systemu w różnych wersjach językowych. Na dzień dzisiejszy system obsługiwany jest w języku polskim, angielskim oraz szwedzkim.

System oferowany jest w wersji abonamentowej, co oznacza znaczne ograniczenie kosztów związanych z zakupem oprogramowania jego aktualizacjami.
Dzięki modułowej budowie systemu Użytkownik sam decyduje o funkcjonalności posiadanej licencji.

ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW

Moduł służący do automatycznego zarządzania obiegiem informacji (dokumentów) w firmie. Na podstawie zdefiniowanych, na etapie wdrożenia, schematów obiegu informacji dokumenty trafiające do systemu są wewnętrznie, w wersji elektronicznej, dystrybuowane wśród pracowników przedsiębiorstwa. W skład Elektronicznego Obiegu Dokumentów wchodzą:

– dokumenty

– kontrahenci

– pulpit użytkownika

WYPOSAŻENIE

Moduł służy do ewidencji i zarządzania składnikami majątku przedsiębiorstwa. Przypisanie osób odpowiedzialnych do poszczególnych składników wyposażenia daje możliwość uzyskania szybkiej informacji gdzie (u kogo) znajduje się wyposażenie. Moduł daje możliwość samodzielnego zarządzania składnikami majątku upoważnionym pracownikom, np. wymiana sprzętu pomiędzy pracownikami. Dzięki wbudowanym zestawieniom w sposób szybki i łatwy można przeprowadzić inwentaryzację składników majątku jak i rozliczyć pracownika, np. w przypadku rozwiązania umowy o pracę

PROJEKTY

Moduł służący do rozliczania czasu pracy oraz dodatkowych kosztów związanych z prowadzonymi przez firmę projektami. Dzięki informacjom zawartym w module szybko można otrzymać informacje na temat czasochłonności prowadzonego projektu oraz kosztów (w tym kosztów wynagrodzeń) związanych z projektem, a co za tym idzie oszacować rentowność przedsięwzięcia.

FLOTA

Służy do ewidencji i zarządzania  pojazdami służbowymi. Główną zaletą systemu jest możliwość rejestracji oraz analizowania kosztów związanych z utrzymaniem samochodów służbowych (ubezpieczenie, przeglądy, naprawy, paliwo) oraz tras i ilości kilometrów. Dzięki raportom można szybko przeanalizować całkowite koszty utrzymania poszczególnych pojazdów lub całej floty, średnie spalanie itp. Moduł pozwala również na rezerwację oraz bieżącą  kontrolę wykorzystania pojazdów. Wprowadzenie terminów przeglądów technicznych, dat opłacenia ubezpieczeń itp. pozwala na terminowe zrealizowanie płatności i serwisów – moduł „przypomina” o nadchodzących zdarzeniach.

SERWIS

Moduł wspiera pracę serwisu, rejestruje w nim przyjęcia i wydania z naprawy oraz zgłoszenia serwisowe. Dla każdego zdarzenia jest prowadzona pełna historia wykonanych czynności. W aplikacji realizujemy czynności związane ze wsparciem serwisowym i technicznym. 
Jedną z funkcji modułu jest terminarz, który umożliwia wizualizację zadań z możliwością dodawania/ edycji zleceń serwisowych. Terminarz może być wykorzystywany do podglądu zarejestrowanych zadań i  przewidywanego czasu wykonania. Moduł wspiera codzienną pracę serwisantów, dla których zostaną wyświetlone przydzielone zadania. 
Aplikacja umożliwia ponadto:
 • rejestrację przyjmowanych w firmie zleceń serwisowych,
 • rejestrację historii realizacji napraw (wraz z rejestracją czasu trwania) oraz wykorzystanych części,
 • definiowanie zleceń cyklicznych,
 • wsparcie działań Serwisantów wykonujących pracę poza biurem poprzez aplikację mobilną (OS Android) instalowaną na telefonach serwisantów.

ABSENCJE

Moduł służący do planowania, kontroli wykorzystania urlopów oraz ustalania zastępstw za pracowników przebywających na urlopach, zwolnieniach lekarskich lub nieobecnych z innych powodów. Moduł ściśle współpracuje z Elektronicznym Obiegiem Dokumentów – zadania przypisywane pracownikowi będącemu na urlopie są automatycznie przekazywane osobie zastępującej. Dzięki wizualizacji nieobecności pracowników jest doskonałym narzędziem do planowania pracy.

DELEGACJE

Moduł delegacje zapewnia sprawne i wygodne rozliczanie delegacji służbowych oraz pobranych zaliczek. Moduł jest zintegrowany z Elektronicznym Obiegiem Dokumentów oraz Projektami

Inne …

WIELOWALUTOWOŚĆ – obsługa dokumentów rejestrowanych w walutach obcych – przeliczanie na PLN po kursie waluty wskazanym przez Użytkownika.
WSPÓŁPRACA Z ERP – możliwość przesyłania danych zarejestrowanych w SPEKTRUM do systemu ERP.